«Faites-les rire» : comment mieux planifier les réunions avec les chauffeurs

Si vous pensez que les réunions de chauffeurs sont ennuyeuses, vous auriez dû être là il y a 25 ans.

Lors d’un samedi matin typique et morose d’un week-end d’automne, on pouvait voir des groupes de chauffeurs dans les stationnements de divers hôtels et salles de banquet. Fumant cigarette sur cigarette, ils attendaient l’inévitable : un petit-déjeuner composé d’œufs brouillés détrempés, de bacon gras et de toasts mous, suivi d’un long discours sur tout ce que nous, les chauffeurs, faisions de travers.

Ces réunions n’étaient pas des moments agréables. Par conséquent, autant de chauffeurs que possible trouvaient des moyens de les éviter. Elles auraient dû être des sessions d’apprentissage, ou au moins un bon moment pour poser des questions, mais dans les entreprises où j’ai travaillé, la plupart des discours creux étaient à sens unique.

Même si ces réunions avec les chauffeurs étaient austères, nos responsables ne disposaient pas des outils qui existent aujourd’hui. Les transporteurs qui font preuve d’un peu d’imagination peuvent rendre ces réunions, sinon agréables, du moins instructives et productives.

Impliquez-vous davantage

Les pratiques de communication au sein des flottes ont évolué au fil du temps, mais il existe encore des différences surprenantes dans la manière dont les flottes communiquent avec leurs chauffeurs. Si certaines entreprises continuent de recourir à des méthodes traditionnelles, beaucoup ont adopté des approches plus modernes et plus flexibles.

Jane Jazrawy, PDG de CarriersEdge, enquête chaque année auprès de centaines de flottes dans le cadre du programme «Best Fleets to Drive For» et les note en fonction de leur pratique ou non de réunions avec les chauffeurs et de la manière dont elles les organisent. Elle a recueilli des données intéressantes.

«L’une des conclusions les plus préoccupantes, c’est que 13% des flottes ont déclaré ne tenir aucune réunion de groupe, se contentant d’interactions individuelles», a-t-elle déclaré à notre publication sœur trucknews.com.

«Ces flottes invoquent souvent des défis logistiques, tels que la dispersion des chauffeurs sur différents sites et horaires. Par conséquent, elles ne tentent même pas d’organiser des réunions de groupe, préférant se concentrer sur la communication individuelle et les points de contrôle. En revanche, 58% des flottes finalistes du programme proposent une forme ou une autre de réunion virtuelle. Il s’agit souvent de sessions vidéo en direct ou enregistrées auxquelles les chauffeurs peuvent accéder à leur convenance.»

Bien que les entretiens individuels restent précieux, ils ne peuvent remplacer les avantages des réunions de groupe, notamment le partage d’informations, les discussions mutuelles et le sentiment d’appartenance à une communauté.

Les réunions de groupe, contrairement aux entretiens individuels, offrent l’avantage de favoriser la discussion et la participation collective.

«Vous ne vous contentez plus de transmettre des informations, vous ouvrez le dialogue», explique Mme Jazrawy. «Les réunions deviennent l’occasion de recueillir les avis des chauffeurs, de découvrir les problèmes potentiels sur les sites spécifiques des clients ou de mettre en évidence des tendances que vous n’auriez peut-être pas remarquées autrement.»

John Farquhar, spécialiste national des services de gestion des risques chez Gallagher, a organisé des dizaines de réunions avec des chauffeurs tout au long de sa carrière. C’est un orateur captivant qui parle le langage des chauffeurs, ce qui aide toujours à faire tomber les barrières. Il s’efforce de maintenir l’attention de son public et de le faire réfléchir.

Une fois qu’il aborde un sujet, comme les heures de service, qui suscite généralement des opinions divergentes et des niveaux de compréhension différents, il scrute la salle à la recherche du chauffeur qui fronce les sourcils.

«Ce conducteur n’est probablement pas d’accord avec moi, mais au moins, il ou elle réfléchit», remarque-t-il. «Ils voudraient peut-être poser une question, mais ils ne veulent pas être les premiers à lever la main. J’essaie d’amener un conducteur à parler, et invariablement, les autres se joignent à la conversation. C’est là que la discussion commence. Je ne leur parle plus ; nous partageons des informations et des opinions en tant que groupe.»

Objectifs de la flotte vs objectifs des conducteurs

La vision traditionnelle des réunions de conducteurs telle que décrite ci-dessus semble tout droit sortie du Moyen Âge, comparée aux conceptions plus éclairées d’aujourd’hui sur l’implication des conducteurs et la création d’une culture d’entreprise saine et sûre.

Il va sans dire que la flotte détermine l’ordre du jour de la réunion, en abordant les sujets qu’elle estime nécessaires. Ceux-ci peuvent aller de l’amélioration du respect des heures de service à la réduction des taux de mise hors service lors des contrôles routiers.

Il existe de nombreuses possibilités de le faire grâce à des formations en ligne, alors pourquoi perdre une heure lors d’une réunion des conducteurs à passer en revue les principes fondamentaux des règles relatives au temps de service?

Ce temps pourrait être mieux utilisé pour discuter des enseignements tirés de la formation en ligne et ouvrir le débat afin que les conducteurs s’impliquent davantage dans l’apprentissage.

Structurez vos présentations de manière à transmettre le message souhaité, mais ne négligez pas le besoin d’apprentissage, de croissance et d’engagement des conducteurs.

Une formation efficace va au-delà de la conformité ou des compétences techniques : elle favorise les liens, crée un objectif commun et soutient le développement professionnel et humain des employés, suggère Guy Broderick, responsable de la sécurité et de la formation chez Kriska Holdings et président du comité santé et sécurité.

«Je pense que si quelqu’un veut vraiment impliquer ses chauffeurs, il doit se concentrer sur autre chose que les aspects techniques», dit-il. «Il doit se concentrer sur l’aspect humain de l’entreprise.»

Se souvenant de sa propre expérience en tant que chauffeur, lors des réunions de chauffeurs, il était intéressé d’entendre parler des résultats de l’entreprise, de la vision du propriétaire et de ses projets d’avenir, ainsi que d’apprendre des choses liées à son travail.

«Cela ne s’est pas toujours passé ainsi», dit-il. «Ces réunions n’étaient pas très intéressantes, et parfois même carrément conflictuelles. Lorsque je suis passé au service de la sécurité, j’ai voulu changer cette dynamique, et j’ai commencé à faire appel à des experts externes pour informer et former nos chauffeurs.»

Une récente session de formation axée sur l’humain, développée pour les formateurs de chauffeurs de l’entreprise en collaboration avec RH Camionnage Canada, a eu un impact considérable : engagement total, aucune distraction et commentaires extrêmement positifs de la part des participants.

«Lorsque les gens voient que le contenu est conçu spécialement pour eux, et non recyclé à partir d’autres sources, ils réagissent avec reconnaissance et attention», a indiqué M. Broderick à trucknews.com. «Je pense que si quelqu’un souhaite vraiment susciter l’intérêt, qu’il s’agisse d’une équipe de formation ou de ses chauffeurs, il doit se concentrer sur autre chose que les aspects techniques. Il doit se concentrer sur l’aspect humain de l’entreprise.»

Zoom, Teams et podcasts

Les plateformes numériques telles que les podcasts et les réunions virtuelles, par exemple Zoom ou Teams, sont devenues des outils de plus en plus efficaces pour interagir avec les chauffeurs.

Grâce à la présence de divers intervenants et présentateurs, et à la possibilité d’utiliser PowerPoint ou des vidéos, par exemple pour visionner des images enregistrées par une caméra embarquée, les réunions virtuelles permettent de maintenir la dynamique de groupe beaucoup plus efficacement que les réunions individuelles avec les conducteurs.

«Les gens posent des questions. Ils lèvent virtuellement la main. Ils sont beaucoup plus interactifs», explique Mme Jazrawy. «Le secteur s’habitue à ces outils, et les gens n’ont plus peur de s’exprimer lors des réunions virtuelles.»

Ce qui a commencé par des réunions de chauffeurs sur Facebook Live, au cours desquelles les transporteurs pouvaient interagir avec les chauffeurs en temps réel via des chats et des sessions de questions-réponses, a évolué vers des formats plus sophistiqués et plus attrayants, tels que des réunions virtuelles et même des podcasts.

Les podcasts ont connu un essor considérable dans le secteur du camionnage, en particulier aux États-Unis. Les transporteurs canadiens commencent également à les adopter, note Mme Jazrawy.

Initialement utilisés comme moyen unidirectionnel permettant aux transporteurs de partager des mises à jour et des actualités sur leur entreprise, bon nombre des flottes les plus performantes incluent également les chauffeurs en tant qu’invités. Selon Mme Jazrawy, cette évolution a transformé les podcasts, qui sont passés de simples diffusions d’informations à des conversations interactives et captivantes.

« S’il n’y a pas de suivi, c’est comme si la réunion n’avait jamais eu lieu. »

Jane Jazrawy, Best Fleets to Drive For/CarriersEdge

«Ces canaux numériques offrent des avantages considérables», ajoute-t-elle. «Ils sont accessibles à tout moment, ce qui les rend idéaux pour les chauffeurs qui passent de longues heures sur la route et peuvent ainsi accéder au contenu pendant qu’ils conduisent. Mais je ne pense pas que les podcasts seuls devraient remplacer les réunions réelles. Je pense qu’ils peuvent être un complément très intéressant au portefeuille de communication d’un transporteur.»

Elle souligne toutefois que l’un des inconvénients du numérique pourrait être l’absence de suivi ou de retour d’information de la part des conducteurs. Des enquêtes montrent que les flottes les plus performantes, celles qui figurent dans le classement Best Fleets Top 20, prennent très au sérieux les commentaires recueillis lors des réunions avec les conducteurs.

«S’il n’y a pas de suivi, c’est comme si la réunion n’avait jamais eu lieu», explique Mme Jazrawy.

Utilisés à bon escient, notamment dans le cadre d’un format collaboratif incluant les avis des chauffeurs, les podcasts et les réunions virtuelles peuvent améliorer la communication et contribuer positivement au moral et à la fidélisation des chauffeurs.

Bien qu’elles ne puissent pas remplacer entièrement la valeur des réunions en personne, elles constituent un complément puissant, offrant flexibilité, portée et une approche plus moderne pour entrer en contact avec les chauffeurs.

Sujets à aborder lors de votre prochaine réunion des conducteurs

En plus des thèmes prioritaires identifiés par votre service de sécurité, tels que la conformité aux heures de service ou les besoins particuliers d’un nouveau client, essayez d’inclure d’autres thèmes pertinents qui intéresseront les conducteurs et leur apporteront quelque chose, plutôt que des sujets purement professionnels.

Dennis Buswell, formateur en sécurité et conformité et consultant basé à Cambridge, en Ontario, recommande aux flottes de rendre les réunions avec les conducteurs intéressantes et pertinentes en y incluant de nombreux éléments interactifs susceptibles d’intéresser les conducteurs.

• Visionnez des vidéos enregistrées par des caméras embarquées dans des situations réelles, en mettant en évidence les actions exceptionnelles des conducteurs. Encouragez la discussion et la participation active.
• Partagez les histoires personnelles des conducteurs ainsi que vos propres expériences professionnelles en tant que conducteur.
• Invitez d’autres parties prenantes, telles que le personnel des opérations, de la répartition et de l’atelier, à participer aux réunions. Cela favorise la communication entre les services et permet une meilleure compréhension de l’ensemble des opérations.
• Envisagez de faire appel à des conférenciers externes pertinents pour les conducteurs, tels que des planificateurs financiers, des experts en santé et nutrition ou des consultants en mode de vie. Montrez que votre flotte se soucie du bien-être des conducteurs.

«La clé, c’est de rendre les réunions aussi interactives et accessibles que possible, tout en maintenant une communication ouverte et une compréhension mutuelle», explique M. Buswell. «Ne vous contentez pas de faire la leçon à vos chauffeurs, impliquez-les.»

Lorsque vous planifiez les réunions, prévoyez du temps pour les discussions. Ne remplissez pas l’ordre du jour à la minute près.

Les enquêtes menées par Mme Jazrawy pour les «Best Fleet to Drive For» montrent qu’environ 65% des flottes organisent des réunions trimestrielles. Certaines le font plus fréquemment grâce aux formats virtuels. De nombreuses flottes organisent plusieurs versions de la même réunion en ligne afin de garantir un meilleur accès à tous, sans avoir à rassembler tous les chauffeurs dans un terminal en même temps.

Dans l’ensemble, même si les approches traditionnelles sont encore utilisées dans certains endroits, la tendance est clairement à l’adoption de stratégies de communication plus flexibles, inclusives et axées sur la technologie.

Étant donné qu’une grande partie des informations de base peut désormais être partagée par d’autres moyens, tels que des enregistrements, des courriels ou des tableaux de bord numériques, les réunions en direct peuvent être réservées à des conversations plus approfondies, à la résolution de problèmes et à la collaboration. En bref, elles peuvent devenir bien plus que de simples réunions de routine. Elles peuvent devenir un outil d’amélioration continue.

Et une dernière suggestion de M. Farquhar, de Gallagher : «Rendez les réunions agréables. Faites rire vos participants.»